BLOG

Khi bắt đầu bán hàng trên website, nhiều chủ shop thường ưu tiên làm giao diện đẹp, tối ưu tốc độ, chạy quảng cáo và lên nội dung. Nhưng để vận hành “đúng chuẩn”, giảm rủi ro bị yêu cầu giải trình, bị trả hồ sơ nhiều lần hoặc phát sinh xử phạt, bạn nên kiểm tra sớm việc thông báo website với Bộ Công Thương.

Đến 2026, việc thông báo website với Bộ Công Thương vẫn thực hiện online trên Cổng thông tin TMĐT. Quy trình không khó, nhưng nhiều website bị trả hồ sơ vì thiếu trang chính sách, thiếu thông tin chủ sở hữu hoặc dữ liệu không khớp.

Trong bài viết này, EBO sẽ nêu rõ quy trình thông báo website với Bộ Công Thương theo hướng thực tế: website nào cần thông báo, cần chuẩn bị gì để hạn chế bị trả hồ sơ, các bước thao tác, mốc thời gian quan trọng, lỗi thường gặp và mẹo tối ưu nội dung để tăng tỷ lệ duyệt nhanh.

>>Xem thêm: Dịch Vụ Thông Báo Website/App Với Bộ Công Thương

Website nào phải thông báo với Bộ Công Thương?

Trong thực tế, “thông báo” thường áp dụng cho nhóm website thương mại điện tử bán hàng. Bạn có thể hiểu đơn giản: đây là website do chính thương nhân/tổ chức/cá nhân sở hữu, dùng để giới thiệu và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ của chính đơn vị đó.

Dấu hiệu phổ biến khiến website thuộc diện nên làm sớm:

• Website có luồng đặt hàng trực tuyến: giỏ hàng, đặt mua, form đặt hàng, đặt dịch vụ, đặt lịch.
• Website có công bố giá, chương trình khuyến mãi và hướng dẫn thanh toán/giao nhận.
• Website có tích hợp thanh toán online, cổng thanh toán, chuyển khoản theo đơn.

Ngay cả khi bạn chưa bật thanh toán online, chỉ cần website đã vận hành theo hướng bán hàng/nhận đơn, việc thông báo website với Bộ Công Thương vẫn là bước nên hoàn tất sớm. Lý do rất thực tế: hồ sơ hay bị trả vì thiếu “nội dung công khai” trên website, và bạn càng để muộn càng mất thời gian chỉnh sửa khi lượng trang/sản phẩm đã nhiều.

Thông báo website với Bộ Công Thương làm ở đâu?

Bạn thực hiện trực tuyến trên Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử tại online.gov.vn. Đây là nơi tiếp nhận hồ sơ, phản hồi yêu cầu bổ sung và xác nhận kết quả thông báo.

Về trải nghiệm thao tác, bạn sẽ đi theo hai chặng chính:

• Đăng ký tài khoản (tài khoản chủ thể sở hữu website).
• Khai báo thông tin website (tạo hồ sơ thông báo cho tên miền cụ thể).

Bạn nên dùng một email quản trị ổn định, dễ kiểm tra, vì toàn bộ phản hồi và mã gắn biểu tượng sau duyệt thường gửi qua email.

>>Xem thêm: Điều kiện để website được cấp tích xanh Bộ Công Thương (Cập nhật 2026)

Chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ để tránh bị trả

Nếu chỉ “làm theo màn hình” mà không chuẩn hóa website trước, khả năng bị yêu cầu bổ sung sẽ cao. Kinh nghiệm tối ưu là: chuẩn bị website xong cơ bản rồi mới nộp. Dưới đây là checklist những phần hay bị soi nhất.

Chuẩn hóa thông tin chủ sở hữu hiển thị trên website

Bạn nên đảm bảo website có các thông tin rõ ràng và dễ tìm (thường đặt ở chân trang và trang Liên hệ/Giới thiệu):

• Tên chủ sở hữu website (đúng với đăng ký kinh doanh hoặc thông tin cá nhân).
• Mã số thuế (đối với doanh nghiệp/hộ kinh doanh có MST).
• Địa chỉ liên hệ (tối thiểu cấp quận/huyện, tỉnh/thành; càng rõ càng tốt).
• Số điện thoại, email liên hệ.
• Người đại diện (nếu là doanh nghiệp và bạn muốn thể hiện rõ).

Mẹo nhỏ: hãy thống nhất một “bộ thông tin chuẩn” và dùng y hệt trên website lẫn trong hồ sơ khai báo. Nhiều hồ sơ bị trả chỉ vì lệch một chi tiết như viết tắt tên công ty, sai định dạng địa chỉ, đổi email.

Bổ sung nhóm trang chính sách phục vụ giao dịch

Đây là phần khiến hồ sơ bị trả nhiều nhất. Website bán hàng cần có các trang chính sách để người mua tra cứu. Tối thiểu bạn nên chuẩn hóa:

• Chính sách thanh toán: phương thức thanh toán, quy trình xác nhận thanh toán, thời điểm ghi nhận.
• Chính sách giao hàng/vận chuyển: phạm vi giao, phí ship, thời gian giao dự kiến, đơn vị vận chuyển.
• Chính sách đổi trả/hoàn tiền: điều kiện đổi trả, thời hạn, quy trình, phí phát sinh (nếu có).
• Chính sách bảo hành (nếu bán sản phẩm có bảo hành): phạm vi, điều kiện, nơi tiếp nhận.
• Chính sách bảo mật thông tin cá nhân: dữ liệu thu thập, mục đích, thời gian lưu trữ, chia sẻ bên thứ ba.
• Điều khoản dịch vụ/điều kiện giao dịch chung (nếu website có quy trình mua bán rõ ràng).

Bạn không cần viết dài, nhưng phải rõ ràng, dễ hiểu, đúng mô hình bán hàng. Chính sách “copy-paste” máy móc dễ bị phản tác dụng vì không khớp với thực tế vận hành.

Rà lại luồng đặt hàng và nội dung bắt buộc trên trang sản phẩm

Nếu website có “Đặt mua”, bạn nên đảm bảo người mua nhìn thấy các thông tin cơ bản trước khi đặt:

• Giá bán, biến thể (nếu có), phí phát sinh (nếu có).
• Thông tin sản phẩm/dịch vụ: mô tả, quy cách, xuất xứ (tùy ngành).
• Hướng dẫn đặt hàng, xác nhận đơn, kênh hỗ trợ khi cần.
• Cơ chế tiếp nhận và xử lý khiếu nại (có thể gộp trong chính sách).

Nếu website chỉ có trang sản phẩm và nút mua nhưng không có chính sách đi kèm, hồ sơ rất dễ bị yêu cầu bổ sung.

Quy trình thông báo website với Bộ Công Thương mới nhất 2026

Về bản chất, bạn sẽ đi theo trình tự: tạo tài khoản → khai báo website → chờ phản hồi → bổ sung nếu cần → nhận xác nhận → gắn biểu tượng đã thông báo.

Tạo tài khoản trên hệ thống online.gov.vn

Bạn truy cập cổng thông tin và thực hiện đăng ký tài khoản. Phần này thường yêu cầu:

• Thông tin chủ thể: thương nhân/tổ chức/cá nhân.
• Thông tin định danh: mã số thuế/đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ phù hợp (tùy đối tượng).
• Thông tin liên hệ: người phụ trách, số điện thoại, email.

Lưu ý quan trọng: email này sẽ nhận tất cả phản hồi. Nên dùng email “chính” của doanh nghiệp/đơn vị, tránh dùng email cá nhân khó quản trị khi có thay đổi nhân sự.

Khai báo thông tin website thương mại điện tử bán hàng

Sau khi có tài khoản, bạn vào phần chức năng thông báo website và khai báo theo biểu mẫu, thường gồm:

• Tên website, tên miền.
• Lĩnh vực hoạt động/bán hàng.
• Thông tin chủ sở hữu website.
• Các thông tin liên quan theo form hệ thống.

Mẹo tối ưu: trước khi bấm gửi, hãy mở website ở một tab khác và đối chiếu lại từng trường: tên chủ sở hữu, địa chỉ, email, số điện thoại, tên miền. Thao tác đối chiếu này giúp bạn tránh lỗi “không khớp” – một lý do bị trả rất phổ biến.

Theo dõi phản hồi và xử lý yêu cầu bổ sung

Sau khi gửi hồ sơ, bạn cần theo dõi email và trạng thái trên hệ thống. Thông thường sẽ có hai tình huống:

• Hồ sơ hợp lệ: hệ thống phản hồi xác nhận theo quy trình.
• Hồ sơ chưa hợp lệ: hệ thống yêu cầu bổ sung/chỉnh sửa.

Điểm nhiều người hay quên là cơ chế “hồ sơ bị chấm dứt nếu không phản hồi”. Nghĩa là nếu bạn nhận yêu cầu bổ sung nhưng không xử lý trong thời hạn quy định, hồ sơ có thể bị kết thúc và bạn phải làm lại từ đầu. Vì vậy, ngay khi nộp xong, bạn nên đặt lịch kiểm tra email hằng ngày trong giai đoạn chờ phản hồi.

Nhận xác nhận thông báo

Khi hồ sơ được xác nhận, bạn sẽ nhận thông báo qua email. Đây là cột mốc hoàn tất thủ tục thông báo về mặt hồ sơ.

Sau khi được duyệt, bạn nhận được gì và gắn “biểu tượng đã thông báo” thế nào?

Làm xong hồ sơ chưa phải là xong hoàn toàn. Một bước quan trọng là gắn biểu tượng “đã thông báo” lên website để người dùng có thể bấm kiểm tra trạng thái.

Thông thường, sau khi xác nhận, bạn sẽ nhận:

• Đoạn mã (code) hoặc hướng dẫn gắn biểu tượng.
• Liên kết dẫn về trang thông tin tương ứng của website trên cổng online.gov.vn.

Khi gắn đúng, biểu tượng sẽ hiển thị trên website (hay đặt ở footer). Người dùng bấm vào biểu tượng sẽ được dẫn tới trang xác nhận thông báo – đây là yếu tố tăng độ tin cậy khi khách muốn kiểm tra tính minh bạch của website.

Lưu ý: nhiều website bị lỗi do gắn sai trang, gắn nhầm mã, hoặc đổi giao diện làm mất hiển thị biểu tượng. Vì vậy, sau khi gắn xong bạn nên kiểm tra lại trên cả desktop và mobile.

Thời gian xử lý và các mốc thời gian quan trọng cần nhớ

Trong bài viết “cập nhật 2026”, việc nêu mốc thời gian rõ ràng giúp người đọc dễ hình dung và dễ chủ động theo dõi hồ sơ. Bạn nên ghi nhớ các mốc quan trọng sau:

• Thời gian phản hồi kiểm tra hồ sơ sau khi gửi: thường tính theo ngày làm việc (tùy trạng thái hồ sơ).
• Thời hạn bổ sung khi hồ sơ bị yêu cầu chỉnh sửa: cần làm sớm để tránh hồ sơ bị chấm dứt.
• Khi có thay đổi thông tin đã thông báo (thay đổi chủ sở hữu, email, địa chỉ, tên miền…) hoặc ngừng hoạt động website: nên thực hiện cập nhật/thông báo theo quy định để tránh bị đánh giá là thông tin không còn hiệu lực.
• Nghĩa vụ cập nhật định kỳ: bạn nên duy trì thói quen rà soát trạng thái và thông tin thông báo theo năm, tránh để quá hạn rồi mới xử lý.

Thực tế vận hành: bạn càng quản trị thông tin nhất quán (website – hồ sơ – giấy tờ), thời gian xử lý càng “nhẹ”, ít bị trả đi trả lại.

Các lỗi khiến hồ sơ thông báo website với Bộ Công Thương hay bị trả về

Thiếu trang chính sách hoặc chính sách viết chung chung

Rất nhiều website chỉ có trang sản phẩm và trang liên hệ, còn lại thiếu chính sách thanh toán, giao hàng, đổi trả, bảo mật dữ liệu… Khi đối chiếu, bên xử lý thường cần thấy các nội dung này hiển thị công khai và có thể truy cập được ngay trên website.

Giải pháp: tạo đầy đủ trang chính sách và đặt link rõ ràng ở footer. Viết theo đúng mô hình của bạn (bán hàng sẵn có, đặt trước, dịch vụ theo lịch, giao nội thành…).

Thông tin khai báo không khớp với thông tin hiển thị trên website

Các lỗi hay gặp:

• Tên chủ sở hữu trên website khác với tên khai báo (viết tắt, khác dấu câu, thiếu loại hình).
• Địa chỉ trên website khác địa chỉ trong hồ sơ.
• Email/điện thoại thay đổi nhưng chưa cập nhật đồng bộ.
• Tên miền khai báo một kiểu, website đang chuyển hướng sang tên miền khác.

Giải pháp: tạo một file “thông tin chuẩn”, cập nhật đồng bộ 1 lần, sau đó mới nộp hồ sơ.

Website đang phát triển dang dở, luồng mua hàng chưa rõ

Ví dụ: nút “Mua ngay” dẫn về trang chat nhưng không có hướng dẫn đặt hàng; giỏ hàng hoạt động lỗi; phí vận chuyển không rõ; điều kiện đổi trả mơ hồ… Những trường hợp này dễ bị yêu cầu bổ sung vì trải nghiệm giao dịch không đủ minh bạch.

Giải pháp: tối thiểu phải có hướng dẫn đặt hàng và chính sách đi kèm, kể cả khi bạn chốt đơn qua điện thoại hoặc chat.

Chậm phản hồi khi bị yêu cầu bổ sung

Bạn nộp xong rồi bỏ quên email, đến lúc quay lại thì hồ sơ bị chấm dứt, phải thao tác lại từ đầu.

Giải pháp: sau khi nộp, đặt lịch nhắc kiểm tra email và trạng thái hồ sơ theo ngày làm việc. Nếu có yêu cầu bổ sung, xử lý càng sớm càng tốt.

Làm đúng quy trình để thông báo website với Bộ Công Thương nhanh, gọn, ít chỉnh sửa

Tóm lại, thủ tục không khó, nhưng “ăn thua” ở khâu chuẩn bị và đồng bộ thông tin. Nếu bạn:

• Chuẩn hóa thông tin chủ sở hữu hiển thị công khai trên website,
• Bổ sung đầy đủ trang chính sách phục vụ giao dịch,
• Đối chiếu từng trường khai báo với nội dung website trước khi gửi,
• Theo dõi phản hồi đúng hạn và xử lý yêu cầu bổ sung nhanh,
• Gắn đúng biểu tượng “đã thông báo” sau khi được xác nhận, thì quy trình thông báo website với Bộ Công Thương sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều, giảm vòng lặp chỉnh sửa và tránh rủi ro về sau.

>>Xem thêm: Giá dịch vụ thông báo website với Bộ Công Thương bao nhiêu? (Cập nhật 2026)

Nếu bạn muốn triển khai nhanh, hạn chế tối đa rủi ro hồ sơ bị trả và không muốn tự mò từng bước, EBO là lựa chọn đáng cân nhắc để đi trọn quy trình ngay từ đầu. Đội ngũ EBO hỗ trợ trọn gói dịch vụ thông báo website với Bộ Công Thương rà soát website theo checklist nội dung bắt buộc, chuẩn hóa các trang chính sách, đối soát thông tin pháp lý, trực tiếp khai báo trên hệ thống và theo dõi phản hồi cho đến khi hồ sơ được duyệt.

EBO cam kết tư vấn đúng quy định, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hỗ trợ doanh nghiệp hoàn tất thủ tục thông báo website với Bộ Công Thương nhanh chóng – hạn chế tối đa việc hồ sơ bị trả về. Đồng hành hỗ trợ chỉnh sửa, bổ sung đến khi website được xác nhận thành công.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG ĐẠI ĐIỆN TỬ ĐẠI DƯƠNG XANH

• Địa chỉ: 43/23 Đường số 7, Phường Linh Xuân, TP. Hồ Chí Minh
• Văn phòng: Số 2 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh
• Điện thoại: 0971848080
• Email: hung@ebo.com.vn
• Facebook: EBO.VN

Tham khảo thêm các dịch vụ khác của EBO tại đây.