BLOG

Việc thông báo website với Bộ Công Thương là yêu cầu pháp lý bắt buộc đối với các tổ chức, cá nhân đang hoạt động thương mại điện tử tại Việt Nam. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn bị từ chối hồ sơ do thiếu tài liệu hoặc đính kèm sai nội dung.

Trong bài viết này, EBO sẽ giúp bạn liệt kê đầy đủ 9 loại tài liệu bắt buộc cần có trong hồ sơ thông báo, để giúp quá trình xét duyệt được nhanh chóng, chính xác và hợp pháp.

Tài liệu nào cần được gửi kèm? Cùng EBO tìm hiểu nhé!

Website Nào Bắt Buộc Phải Thông báo Bộ Công Thương?

Trước khi đi sâu vào các loại tài liệu, điều quan trọng là bạn cần xác định liệu website của mình có thuộc diện bắt buộc phải thông báo hay không. Theo Nghị định 52/2013/NĐ-CP về Thương mại điện tử và các văn bản hướng dẫn, các loại hình website sau đây cần thực hiện thủ tục thông báo website với Bộ Công Thương:

Website bán hàng: Các website do chính thương nhân, tổ chức, cá nhân thiết lập để giới thiệu và bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ của mình (có chức năng đặt hàng, giỏ hàng, thanh toán trực tuyến).

Website đặt dịch vụ/đặt lịch: Các trang web cung cấp dịch vụ như đặt phòng khách sạn, đặt vé máy bay, đặt lịch hẹn khám bệnh, đặt lịch làm đẹp/spa, v.v., nơi khách hàng có thể thực hiện giao dịch trực tiếp.

Sàn giao dịch thương mại điện tử: Các website cho phép nhiều thương nhân, tổ chức, cá nhân khác cùng tham gia bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (ví dụ: các sàn thương mại điện tử lớn).

Lưu ý: Các website chỉ đơn thuần giới thiệu công ty, blog cá nhân, hoặc trang tin tức mà không có chức năng mua bán, đặt hàng trực tiếp thì không cần phải thông báo.

Danh Sách 9 Tài Liệu Bắt Buộc Gửi Kèm Hồ Sơ Thông báo website với Bộ Công Thương

Khi thực hiện thủ tục Thông báo website với Bộ Công Thương, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và thể hiện đúng quy định là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp được duyệt nhanh chóng, tránh bị trả lại hồ sơ. Dưới đây là 9 loại tài liệu bắt buộc mà mọi doanh nghiệp cần có trước khi nộp hồ sơ thông báo.

Danh sách tài liệu bắt buộc gửi kèm hồ sơ thông báo website với Bộ Công Thương

Thông tin về chủ sở hữu website

Đây là phần quan trọng nhất thể hiện tính pháp lý của website. Doanh nghiệp cần công khai các thông tin như tên công ty hoặc cá nhân sở hữu, mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế, địa chỉ liên hệ, số điện thoại và email.

Thông tin này nên được đặt rõ ràng tại trang “Giới thiệu”, “Liên hệ” hoặc phần chân trang (footer) của website.

Lưu ý rằng, các thông tin hiển thị phải trùng khớp tuyệt đối với hồ sơ pháp lý, ví dụ như giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tùy thân của chủ thể sở hữu.

Thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ cung cấp

Website phải thể hiện rõ sản phẩm hoặc dịch vụ đang được kinh doanh. Các mục cần có gồm tên sản phẩm, mô tả chi tiết, hình ảnh minh họa, công dụng, nguồn gốc, xuất xứ và các thông tin kỹ thuật cần thiết.

Nếu website cung cấp dịch vụ (ví dụ: khóa học, spa, thiết kế, tư vấn...), nội dung cần mô tả cụ thể phạm vi dịch vụ, quy trình cung cấp và điều kiện áp dụng.

Mục đích của yêu cầu này là giúp người tiêu dùng hiểu rõ sản phẩm trước khi giao dịch và tạo sự minh bạch trong hoạt động thương mại điện tử.

Thông tin về giá bán hoặc chi phí dịch vụ

Tất cả hàng hóa hoặc dịch vụ hiển thị trên website đều cần có giá niêm yết rõ ràng. Mức giá phải là giá cuối cùng, đã bao gồm thuế VAT, phí vận chuyển hoặc phụ thu (nếu có).

Giá cần được hiển thị công khai tại trang chi tiết sản phẩm hoặc bảng giá, không được mập mờ hoặc chỉ hiển thị khi khách hàng liên hệ.

Nếu có chương trình giảm giá hay khuyến mãi, doanh nghiệp cần ghi rõ thời gian áp dụng, phần trăm giảm và giá sau khuyến mãi để đảm bảo minh bạch và tránh vi phạm quy định về quảng cáo giá.

Điều kiện giao dịch chung

Phần điều kiện giao dịch chung thường được đặt tại các trang như “Điều khoản sử dụng” hoặc “Chính sách chung”. Đây là phần nội dung thể hiện rõ quyền và nghĩa vụ của cả bên bán và bên mua khi thực hiện giao dịch.

Các nội dung cần có gồm: quy trình đặt hàng, xác nhận đơn, điều kiện hủy hoặc đổi trả, chính sách hoàn tiền, xử lý khiếu nại và trách nhiệm của các bên.

Một website được xem là đạt chuẩn khi phần điều khoản này rõ ràng, dễ hiểu và thể hiện sự tôn trọng quyền lợi người tiêu dùng.

Điều kiện giao dịch chung

Chính sách vận chuyển và giao nhận

Chính sách vận chuyển là yếu tố giúp khách hàng nắm rõ cách thức nhận hàng và thời gian dự kiến giao hàng. Doanh nghiệp cần trình bày thời gian giao hàng, phạm vi áp dụng, chi phí vận chuyển, đối tác giao hàng và quy trình nhận hàng.

Trong trường hợp có các khu vực không áp dụng giao hàng, cần nêu rõ để tránh hiểu nhầm.

Phần này có thể nằm riêng ở trang “Chính sách vận chuyển” hoặc được gộp chung vào “Điều khoản sử dụng”.

Các phương thức thanh toán

Mọi website thương mại điện tử đều cần công bố rõ các hình thức thanh toán được chấp nhận, chẳng hạn như: thanh toán khi nhận hàng (COD), chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử (Momo, ZaloPay, ShopeePay...), hoặc thẻ tín dụng/ghi nợ.

Nếu website có chính sách thanh toán trước, trả góp hoặc quy định hoàn tiền, cũng cần nêu cụ thể tại đây.

Việc công khai phương thức thanh toán không chỉ giúp hồ sơ dễ được duyệt hơn mà còn tăng độ tin cậy của website trong mắt khách hàng.

Chính sách bảo mật thông tin khách hàng

Đây là một trong những tài liệu quan trọng nhất mà Bộ Công Thương xem xét khi duyệt hồ sơ.

Website cần có một trang riêng mang tên “Chính sách bảo mật”, trong đó nêu rõ:

Mục đích và phạm vi thu thập thông tin cá nhân.

Cách thức lưu trữ, sử dụng và bảo vệ dữ liệu.

Cam kết không chia sẻ hoặc bán thông tin khách hàng cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên áp dụng giao thức bảo mật HTTPS (SSL) để tăng độ tin cậy và an toàn cho người dùng.

Tài liệu chứng minh quyền sở hữu hoặc sử dụng tên miền hợp pháp

Đây là phần xác nhận quyền hợp pháp đối với tên miền của website. Doanh nghiệp cần cung cấp ảnh chụp màn hình thông tin WHOIS, hóa đơn thanh toán tên miền hoặc hợp đồng mua domain từ nhà cung cấp.

Thông tin người đăng ký tên miền phải trùng khớp với chủ sở hữu được ghi trong hồ sơ đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ cá nhân.

Nếu website sử dụng tên miền phụ (subdomain), cũng cần chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tên miền chính.

Giấy phép chuyên ngành (nếu có)

Đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện như thực phẩm, mỹ phẩm, y tế, giáo dục, tài chính, spa – thẩm mỹ viện..., doanh nghiệp cần đính kèm giấy phép hoạt động hoặc chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Tài liệu này chứng minh doanh nghiệp hoạt động hợp pháp trong lĩnh vực đặc thù và giúp hồ sơ được xét duyệt nhanh hơn.
Các file nên được scan rõ nét, thể hiện đầy đủ con dấu và chữ ký của cơ quan cấp phép.

Một Số Lỗi Thường Gặp Khi Nộp Hồ Sơ Thông báo website với Bộ Công Thương

Việc nắm rõ các lỗi thường gặp sẽ giúp bạn tránh được tình trạng bị từ chối thông báo website phải làm sao:

Thiếu tài liệu trong hồ sơ

Một lỗi cơ bản nhưng rất phổ biến là thiếu các tài liệu bắt buộc. Theo quy định, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ 9 loại tài liệu (bao gồm thông tin chủ sở hữu, chính sách bảo mật, điều khoản giao dịch, chứng minh quyền sử dụng tên miền, v.v.).

Chỉ cần thiếu một trong các mục này, hồ sơ sẽ bị trả lại để bổ sung, khiến quá trình xét duyệt kéo dài từ vài ngày đến vài tuần.

Nội dung chính sách sơ sài, thiếu chi tiết

Nhiều website sao chép mẫu chính sách trên mạng hoặc viết ngắn gọn cho có, dẫn đến tình trạng chính sách không phản ánh đúng hoạt động thực tế.

Bộ Công Thương yêu cầu các chính sách như bảo mật, đổi trả, vận chuyển, điều khoản sử dụng phải được trình bày rõ ràng, cụ thể và phù hợp với mô hình kinh doanh của website.

Một chính sách sơ sài, chung chung, hoặc thiếu thông tin sẽ khiến hồ sơ bị đánh giá là chưa đạt yêu cầu về tính minh bạch và pháp lý.

Thông tin không khớp giữa website và hồ sơ đăng ký

Đây là lỗi khiến rất nhiều hồ sơ bị từ chối.

Các thông tin như tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế hiển thị trên website phải trùng khớp hoàn toàn với dữ liệu khai báo trên cổng Online.gov.vn và giấy phép đăng ký kinh doanh.

Nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ hoặc thông tin liên hệ mà chưa cập nhật trên website, hồ sơ sẽ bị yêu cầu chỉnh sửa và nộp lại.

Định dạng và dung lượng file tải lên không đúng quy định

Khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần đính kèm các file tài liệu (PDF, ảnh scan, hoặc file Word) theo định dạng được chấp nhận.

Lỗi thường gặp là tải lên file ảnh không rõ nét, sai định dạng (ví dụ .HEIC, .WEBP) hoặc vượt quá dung lượng tối đa (thường là 5MB mỗi file).

Bộ phận xét duyệt sẽ từ chối hồ sơ nếu tài liệu không đọc được hoặc không hiển thị đúng quy cách.

Website không hiển thị rõ tên doanh nghiệp

Một số website chỉ ghi tên thương hiệu hoặc logo mà không thể hiện rõ tên doanh nghiệp và thông tin liên hệ chính thức ở các vị trí dễ nhìn như phần “Liên hệ” hoặc “Chân trang”.

Đây là lỗi nghiêm trọng vì Bộ Công Thương coi đó là dấu hiệu thiếu minh bạch thông tin thương mại, dẫn đến hồ sơ không được duyệt.

Do đó, cần đảm bảo rằng tên công ty, mã số thuế và địa chỉ liên hệ được hiển thị rõ ràng, công khai trên toàn bộ website.

Tên miền chưa được đăng ký chính chủ

Một lỗi phổ biến khác là tên miền website không thuộc sở hữu của doanh nghiệp nộp hồ sơ.

Trường hợp tên miền được đăng ký bởi cá nhân hoặc tổ chức khác, Bộ Công Thương sẽ từ chối xét duyệt vì doanh nghiệp không chứng minh được quyền sử dụng hợp pháp.

Để khắc phục, doanh nghiệp cần chuyển quyền sở hữu tên miền hoặc cung cấp hợp đồng sử dụng hợp pháp có xác nhận giữa các bên.

Tên miền chưa được đăng ký chính chủ

Gợi Ý Cách Chuẩn Bị Thông Báo Website Đăng Ký Với Bộ Công Thương Nhanh Chóng và Hiệu Quả

Để quá trình thông báo website với Bộ Công Thương diễn ra thuận lợi, hãy áp dụng các mẹo sau:

Kiểm tra kỹ website: Đảm bảo tất cả 9 loại chính sách và thông tin liên hệ đã được công khai, dễ tìm thấy và nội dung chính xác.

Chụp màn hình đầy đủ: Chụp ảnh màn hình từng trang chứa các thông tin và chính sách cần thiết. Đảm bảo ảnh rõ nét, đầy đủ nội dung.

Đặt tên file rõ ràng: Đặt tên file theo nội dung (ví dụ: “GiayPhepKinhDoanh.pdf”, “ChinhSachBaoMat.jpg”) để dễ dàng quản lý và tải lên hệ thống.

Sử dụng dịch vụ hỗ trợ: Nếu bạn không rành về quy trình pháp lý, hoặc cần đảm bảo hồ sơ được duyệt nhanh chóng, việc sử dụng dịch vụ thông báo website trọn gói từ các đơn vị chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu.

Chuẩn Bị Đúng Hồ Sơ – Chìa Khóa Để Thông báo website với Bộ Công Thương Thành Công!

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác 9 loại tài liệu bắt buộc là yếu tố then chốt để thông báo website với Bộ Công Thương diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và thành công. Điều này không chỉ giúp website của bạn hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh, tránh các rủi ro pháp lý mà còn góp phần xây dựng niềm tin vững chắc từ phía khách hàng.

Nếu bạn cảm thấy bối rối trước danh sách dài các tài liệu, lo lắng về việc hồ sơ thông báo website có thể bị từ chối hoặc cần sự hỗ trợ để duyệt nhanh, đừng ngần ngại tìm đến các giải pháp chuyên nghiệp. EBO tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ thông báo Bộ Công Thương trọn gói, cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp bạn từ A-Z.

Hãy liên hệ ngay EBO để được tư vấn tận tình, chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn và hỗ trợ thông báo website với Bộ Công Thương duyệt thành công 100%.

Đội ngũ EBO luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên con đường phát triển kinh doanh online hợp pháp và bền vững!

CÔNG TY TNHH THƯƠNG ĐẠI ĐIỆN TỬ ĐẠI DƯƠNG XANH

• Địa chỉ: 43/23 Đường số 7, Phường Linh Xuân, TP. Hồ Chí Minh
• Văn phòng: Số 2 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh
• Điện thoại: 0971848080
• Email: hung@ebo.com.vn
• Facebook: EBO.VN

Tham khảo thêm các dịch vụ khác của EBO tại đây.